Wat je krijgt
Eén zakelijke AI-omgeving met Company Brain Lite, rechten, 10 werkprocessen, 20+ kant-en-klare werkinstructies en teamtraining.
AI Business OS · voor administratie- en accountantskantoren met 5–30 medewerkers
Pilottarief · nog 5 plekken · september–oktober 2026
In 5 werkdagen een AI-assistent die het voorwerk klaarzet. Jullie team controleert en verstuurt.
Wij richten Claude, ChatGPT of Gemini in met jullie schrijfstijl en vaste werkprocessen. Niets gaat de deur uit zonder menselijke goedkeuring.
AI Business OSLive in 5 dagenMensen keuren goed
Vakmensen doen elke week hetzelfde voorwerk opnieuw.
Stukken opvragen bij klanten. Bijna dezelfde herinneringsmail formuleren. Documenten teruglezen die vorige maand ook al gelezen zijn. Werk dat belangrijk is, maar niet elke keer vanaf nul door je duurste mensen gedaan hoeft te worden.
Ondertussen wachten dossiers op ontbrekende informatie, gaat werk van hand tot hand, en zit de kennis over hoe het moet in hoofden en losse inboxen. Nieuwe mensen leren langzaam; senioren blijven de bottleneck.
En AI? Iemand gebruikt ChatGPT voor een mailtje, iemand anders Claude of Gemini voor een samenvatting, de rest doet het handmatig. Dat verklaart waarom eerdere AI-pogingen strandden: zonder afspraken over de gekozen tool, bedrijfscontext, werkprocessen en controle blijft ieder teamlid op een eigen manier werken.
Herkenbaar?
- Stukken najagen kost elke maand weer uren
- Dezelfde klantmails worden steeds opnieuw geschreven
- Documenten worden steeds opnieuw gelezen
- Dossiers wachten op ontbrekende informatie
- Kennis zit in hoofden en losse inboxen
- Kwaliteit verschilt per medewerker
- AI-gebruik is los zand: ieder doet het anders
Zo werkt het
01
Plan een kort gesprek
In 15 minuten bespreken we welke terugkerende klus zich het beste leent als eerste workflow.
02
Heldere go/no-go en scope
We geven een eerlijke conclusie: past de Sprint, en zo ja, waarmee beginnen we.
03
Sprint en maandelijkse verbetering
In 5 werkdagen staat de omgeving live; daarna verbeteren we wat het team echt gebruikt.
Het voorstel in één oogopslag
Dit staat er na vijf werkdagen.
Wat het oplevert
Terugkerend voorwerk in minuten in plaats van uren, met een medewerker die feiten, cijfers, toon en data controleert.
Hoe het past in jullie systemen
Geen koppelingen nodig: het werkt naast Exact, AFAS en Microsoft 365 in de browser. Jullie brondata blijft in jullie systemen.
Wat we van jullie vragen
Een intake van ongeveer 2 uur, 90 minuten teamtraining, één interne eigenaar en menselijke review door het team.
Pilottarief
€ 2.500 setup + € 750/maand
Minimaal 3 maanden begeleiding, daarna maandelijks opzegbaar.
Wat levert dit op? Reken het zelf uit.
We rekenen met het dagelijkse tijdverlies per medewerker. Schuif en zie wat dat voor jullie kantoor betekent.
Illustratief voorbeeld, geen projectie van jullie resultaat: bij een kantoor waar 2 à 3 medewerkers elk 4 tot 6 uur per week kwijt zijn aan stukken najagen en informatieverzoek-mails, zit al snel €1.700–€3.900 per maand vast in die ene workflow.
Rekenblad
Stel zelf in hoeveel tijd jullie team per persoon per dag verliest aan voorwerk: stukken najagen, conceptmails, samenvattingen, checklists en interne vragen.
20 minuten
20 min3 uur
6
330
Potentiële tijdwinst · 6 × 20 min × 20 dagen40 uur/maand
Teruggewonnen capaciteit per jaar · à €50/uur€24.000
Investering jaar 1 · Sprint €2.500 + 12 × €750€11.500
Verschil in jaar 1+ €12.500
Daarna · 12 × €750€9.000
Verschil daarna, per jaar+ €15.000
Wat dat concreet betekent
- Al bij 20 minuten per dag wint een team van 6 zo'n 40 uur per maand terug: bijna een volledige werkweek.
- Ruimte voor meer advieswerk en snellere reacties op klantvragen.
- Minder voorwerk dat bij jullie duurste mensen blijft liggen.
Vergelijking
Vergelijk dit met:
- Eén interim junior accountant per week~€2.000–€3.000/maand
- Eén senior medewerker één extra dag per week~€1.600/maand
- AI Business OS voor het hele team€ 750/maand · pilottarief
€ 750/maand voor 12 mensen = ongeveer € 63 per persoon per maand.
Plan een kort gesprek
Dit is geen harde garantie op urenbesparing. We garanderen wat we opleveren: bedrijfscontext, vaste werkprocessen, gebruiksregels, training en adoptieplan. De werkelijke tijdswinst hangt af van gebruik, teamadoptie en proceskwaliteit. Berekening op basis van conservatieve belaste personeelskosten van €50/uur. Jullie eigen cijfers rekenen we samen door in het workflow-fit gesprek.
Aanpak en workflows
We beginnen bij de grootste tijdvreter: stukken najagen.
Company Brain Lite geeft de AI-assistent jullie schrijfstijl, procescontext en grenzen. De workflowkaart legt daarna per taak vast wat erin gaat, wat eruit komt, wie controleert en wie eigenaar is.
De eerste kaart gaat meestal over ontbrekende stukken en de bijbehorende klantmails. Zodra die in het team werkt, volgen alleen de processen die aantoonbaar waarde toevoegen, zoals maandafsluiting-checklists, documentsamenvattingen of interne werkinstructies.
De documenten
Dit zijn de documenten waarmee jullie team straks werkt.
Hieronder vier van de dertien onderdelen die je van ons krijgt, ingevuld met voorbeeldinhoud. Tijdens de Sprint komen jullie eigen processen, schrijfstijl en regels erin te staan.
De conceptmail is echte voorbeeldoutput: zo schrijft de assistent zodra de workflowkaart is ingericht.
Workflowkaart · voorbeeld
KlantcommunicatieGeel · met review
Klantmail · eerste versie
Voor: dagelijkse klantcommunicatie
- INPUTKlantvraag, dossierdetails, eventuele bijlagen
- CONTEXTCompany Brain Lite + schrijfstijl
- OUTPUTConceptantwoord in jullie stijl
- CONTROLEFeiten, cijfers, namen, toon, gevoelige data
Data-minimalisatieGeen automatische verzendingMens keurt goedToon-check
EigenaarSenior medewerker
RisicoLaag (met review)
Elke workflow krijgt zo'n kaart: wat erin gaat, wat eruit komt, wie controleert en wie eigenaar is.
Conceptmail · voorbeeld
Aandossier 2024-118
OnderwerpOntbrekende stukken jaarrekening 2024
Bijlagechecklist-ontbrekende-stukken.pdf
Geachte contactpersoon,
Voor het opstellen van uw jaarrekening 2024 ontbreken bij ons nog enkele stukken. Om de aangifte binnen de termijn in te dienen, ontvangen wij graag het volgende van u:
- Bankafschriften over het vierde kwartaal 2024, van alle rekeningen
- De openstaande debiteurenlijst per 31 december 2024
- De kilometeradministratie van de zakelijke auto
Wilt u deze stukken vóór vrijdag 27 maart aanleveren via het klantportaal? Ontbreekt er iets, laat het dan even weten — dan zoeken we samen naar een alternatief.
Met vriendelijke groet,
naam adviseur
concept · niet verzonden
Opgesteld volgens de workflowkaart. De assistent werkt met het dossiernummer; naam en aanhef vult de adviseur in bij verzending.
AI-huisregels · v1.2
Huisregels voor AI-gebruik
Vastgesteld 14 maart 2026 · Versie 1.2 · Blad 1 van 2
- 01Vervang de klantnaam door het dossiernummer voordat je een document invoert.
- 02Een concept mag uit AI komen. Het definitieve advies schrijft de adviseur zelf.
- 03Externe communicatie gaat nooit automatisch de deur uit. Een mens keurt goed en verstuurt.
- 04Gebruik alleen de zakelijke omgeving van het kantoor, nooit een persoonlijk account voor klantwerk.
- 05Twijfel je over de datakleur van een stuk? Vraag het de privacyverantwoordelijke, niet de AI.
Eigenaar · paraaf
Privacyverantwoordelijke · paraaf
De vier datakleuren waar regel 05 naar verwijst staan uitgewerkt onder Veiligheid.
Prioriteitenrapport · maand 1voorbeeld
Wat pakken we hierna aan?
Periode maart 2026 · Rapport 1 van 3
- 01
Opvraagmail ontbrekende stukken
Tweede versie na feedback van het team. Klaar in week 2.
- 02
Maandafsluiting-checklist
Uitbreiden naar de drie grootste klanten.
- 03
Company Brain Lite
Schrijfstijl bijwerken met vijf goedgekeurde voorbeeldmails.
Voorbeeldcijfers
7
van 10 workflows in gebruik
4
verbeteringen deze maand
Jullie eigen cijfers komen hier na de eerste maand in te staan.
Demo · dezelfde klantvraag, twee werkwijzen
Ontbrekende stukken opvragen bij een klant
±40 minuten + wachttijd- 25 min: dossier doorlopen om te zien wat er nog mist
- 15 min: opvraagmail schrijven en formuleren
- Wachten tot een senior tijd heeft voor controle
Joost begint om 9:30 en haalt de deadline van 11:00 maar net.
De precieze tijdswinst toetsen we met jullie eigen cijfers.
Rekenvoorbeeld
Ontbrekende stukken en informatieverzoeken
Stel: een administratiekantoor met 12 medewerkers is rond iedere maandafsluiting twee werkdagen kwijt aan lijsten nalopen en bijna dezelfde opvraagmails schrijven.
Nu
± 2 dagen
Handmatig nalopen en schrijven.
Met het systeem
± 3 uur
AI maakt per klant een checklist en conceptmail; het team controleert en verstuurt.
Te toetsen
Jullie cijfers
De calculator en het gesprek maken de aannames transparant.
Gemaakt voor de Nederlandse kantoorpraktijk.
AI Business OS is gebouwd voor de realiteit van Nederlandse administratie- en accountantskantoren. Het sluit aan op de software en werkwijze die jullie al gebruiken.
Werkt naast jullie huidige software
ExactAFASTwinfieldSnelStartMoneybirdVisma / YukiNmbrsLoketMicrosoft 365OutlookTeamsSharePointGoogle WorkspaceOneDriveDropbox
Veel kantoren verliezen nog steeds tijd aan uurtje-factuurtje werk dat belangrijk is, maar niet door senior medewerkers vanaf nul gedaan hoeft te worden.
Klantmails, documentcontrole, checklists, opvolging en interne vragen. AI Business OS helpt dat werk voorbereiden, structureren en versnellen; jullie mensen houden de controle en versturen zelf.
Geen custom integraties in de standaard Sprint. Eerst structuur, workflows en veilig gebruik. Integraties later apart beoordelen.
Veiligheid
Mensen houden de controle over iedere workflow.
Voor administratie, klantdata en financiële processen moet AI niet zomaar zelfstandig acties uitvoeren.
Klantmails, financiële beslissingen en gevoelige acties krijgen daarom altijd een menselijke controle.
AI bereidt voor. Mensen keuren goed.
Dataclassificatie · vier niveaus
GroenVrij te gebruiken in de zakelijke AI-omgeving
- Templates en werkinstructies
- Interne instructies
- Geanonimiseerde voorbeelden
GeelGebruik met review
- Klantmails (concept)
- Documentsamenvattingen
- Checklists & ontbrekende stukken
OranjeApart beoordelen met privacy-eigenaar
- Specifieke klantdata
- Financiële cijfers in context
- Gevoelige correspondentie
RoodNiet in de standaard Sprint
- Volledige klantdossiers
- BSN, ID, bankgegevens
- Payroll en wachtwoorden
Hoe we omgaan met data en AI
- Zakelijke AI-omgeving Voor klantdata adviseren we geen persoonlijke accounts. We richten één passende zakelijke omgeving van jullie eigen organisatie in, met beheer, rechten en duidelijke instellingen.
- Voorwaarden per provider Voor passende zakelijke omgevingen van Anthropic, OpenAI en Google gelden beschermingen voor bedrijfsdata. We controleren de actuele voorwaarden en instellingen van de gekozen provider voordat klantdata wordt gebruikt.
- AVG-bewuste inrichting We gebruiken data-minimalisatie, dataregels, menselijke review en zakelijke accounts. Jullie organisatie blijft zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de klantdata.
- EU AI Act Onder de EU AI Act moeten kantoren zelf zorgen voor AI-geletterdheid van medewerkers en transparant AI-gebruik. Wij leveren gebruiks- en reviewregels, plus training en documentatie. Daarmee leggen jullie vast hoe het team AI gebruikt. Dit is geen juridisch advies.
Niet in scope: volledige klantdossiers; BSN's, ID-documenten of bankgegevens; payrollgegevens of salarisstroken; wachtwoorden, API-sleutels of tokens; bulkexports uit boekhoudsoftware; gevoelige bijzondere persoonsgegevens.
Oranje workflows worden apart beoordeeld met jullie privacyverantwoordelijke. Rode workflows doen we niet in de standaard Sprint.
Aanbod
AI Business OS Sprint
De Sprint zet het systeem in 5 werkdagen live: bedrijfscontext, vaste werkprocessen, gebruiksregels, datakaders en controlestappen, te beginnen bij de grootste tijdvreter.
Na de Sprint bekijken we elke maand welke workflows het team gebruikt. We verbeteren bestaande workflows en breiden gecontroleerd uit. Menselijke controle blijft een vaste regel.
Tijdens de intake kiezen we op basis van jullie softwarestack, behoeften en datakaders één zakelijke omgeving: Claude, ChatGPT of Gemini. Na de Sprint heeft elk teamlid toegang tot die omgeving, met de workflowkaarten en gebruiksregels als naslagwerk.
Bedrijfscontext, workflows en regels blijven bruikbaar als jullie later van AI-assistent wisselen.
Offerte · 2026
Pilottarief · september–oktober 2026
Nog 5 plekkenSprint · 5 dagen, systeem live€ 2.500
Maandelijkse verbetering · doorlopend€ 750/mnd
Minimaal 3 maanden, daarna maandelijks opzegbaar. Iedere maand ontvangen jullie bijgewerkte workflows en een prioriteitenrapport.
Geen custom automatisering of integraties binnen de Sprint. Wat erbuiten valt, beoordelen we apart.
Toelichting
Wat is de maandelijkse verbetering?
De maandelijkse begeleiding bestaat uit een verbetercall, gebruiks- en feedbackmeting, tot 4 nieuwe of verbeterde workflows, contextupdates en een kort prioriteitenrapport. We verwerken de feedback van het team in de volgende versie van de workflows.
Na 3 maanden kun je doorgaan of het systeem intern beheren. Als je doorgaat, verzorgen wij de maandelijkse beoordeling en aanpassingen.
Waarom dit tarief
De eerste vijf kantoren krijgen de implementatie rechtstreeks van wie het bouwt tegen pilottarief (€ 2.500 in plaats van € 3.500). In ruil vragen we maandelijkse feedback en een geanonimiseerde case. Daarna geldt het reguliere tarief van € 3.500 setup en € 895 per maand. Binnen de pilotgroep zijn nu nog 5 plekken beschikbaar.
VerloopDe 5 sprintdagen en de maanden erna
De sprint, dag voor dag
- Dag 1 · Bedrijf in kaartBedrijfscontext, klanten, processen en workflowselectie in kaart
- Dag 2 · Company Brain & structuurZakelijke AI-omgeving, Company Brain Lite, context per afdeling
- Dag 3 · Workflowbibliotheek10 workflowkaarten, 20+ herbruikbare instructies, eerste testresultaten, controlestappen
- Dag 4 · Gebruiksregels & voorbereidingAI-gebruiksregels, datakaders, trainingsgids
- Dag 5 · Training & overdracht90 min teamtraining, 30-dagen adoptieplan, maandritme
En daarna
- Sprintsysteem live zetten
- Maand 1adoptie en eerste gebruik
- Maand 2workflows en context verbeteren
- Maand 3ritme, meting en overdracht
- Daarnadoorlopende verbetering of intern beheer
Goede fit
5–30 medewerkers
veel klantmails, documentwerk of interne vragen
team gebruikt AI los of nog niet
eigenaar/partner wil structuur en controle
bereid om intake aan te leveren
bereid om menselijke review te behouden
Geen fit
volledige automatisering in week 1
geen intake willen invullen
onbeperkte support verwachten
custom integraties binnen standaardprijs
AI automatisch klantmails laten versturen
geen interne eigenaar voor adoptie
Inbegrepen
- Setup van de gekozen zakelijke AI-omgeving
- Company Brain Lite
- Bedrijfscontext-overzicht
- 10 vaste werkprocessen met controle en eigenaar
- 20+ herbruikbare instructies voor dagelijkse taken
- Workflowkaarten met controlestappen
- AI-gebruiksregels en datakaders
- Controle-checklists per workflow
- 90 minuten teamtraining
- 30-dagen adoptieplan
- Maandelijkse verbetering (3 mnd)
- Beoordeling van nieuwe wensen
- Roadmap voor verdere automatisering
Niet inbegrepen: custom API-integraties, n8n-builds, CRM-rebuilds, dashboards, WhatsApp-automatisering, onbeperkte support, juridisch of compliance-advies, automatisch versturen van klantcommunicatie en uitvoeren van klantwerk namens jullie team.
Extra automatisering kan later apart worden beoordeeld en geoffreerd als het genoeg waarde creëert. De Sprint krijgt eerst het AI Business OS live. Het pilottarief geldt voor de pilotgroep in september–oktober 2026. Daarna stijgt de setup naar € 3.500 en de retainer naar € 895/maand.
Rond het gesprek
Dit gebeurt er rond het gesprek.
Nog 5 pilotplekken voor september–oktober 2026. Je begint zonder verplichting en krijgt vóór iedere beslissing duidelijkheid over workflow, datagrenzen, planning en prijs.
Voor het gesprek
We bereiden het gesprek voor
Je krijgt geen generiek salesverhaal. We nemen vooraf jullie situatie door: de workflow, de softwarestack en de datagrenzen.
15 minuten
Je spreekt direct met wie het bouwt
Neem één concreet proces mee dat nu tijd kost. Deel nog geen gevoelige klantdata; een geanonimiseerd voorbeeld is genoeg.
Na het gesprek
Een heldere go/no-go en scope
Je hoort direct of de Sprint past, welke workflow als eerste gaat en wat jullie vóór de start moeten aanleveren.
Liever telefonisch
Laat ons je terugbellen.
Wie het bouwt
Opgericht en gebouwd door Milan Sodeike
Portret · Milan Sodeike“Een mooie AI-presentatie is nog geen werkende workflow.”
Daarom beginnen we met één terugkerende klus. Op dag 5 staat de workflow klaar; daarna verwerken we maandelijks de feedback van het team en voegen we pas toe wat echt nodig is.
Sodeike Systems focust op één ding: AI Business OS voor administratie- en accountantskantoren. Geen junior consultant tussen jullie en wie het bouwt. Voor de eerste pilotkantoren ontwerpen en leveren we de implementatie zelf.
We werken in het Nederlands en op afstand vanuit Zuid-Spanje, in de zakelijke AI-omgeving van jullie eigen organisatie. Jullie kantoor blijft verwerkingsverantwoordelijke voor klantdata en houdt altijd zelf de controle over wat wordt gebruikt en verstuurd.
ROL · Oprichter & implementatorFOCUS · AI Business OSWERKWIJZE · praktisch · persoonlijk · met menselijke controle
Milan Sodeike op LinkedIn →Veelgestelde vragen
Hoe weten we dat dit haalbaar is in 5 dagen?
Omdat de scope strak is. We leveren bedrijfscontext, vaste werkprocessen, herbruikbare instructies, gebruiksregels en training. Geen integraties, dashboards of maatwerk-software. De grootste variabele is de kwaliteit van de intake: bij onvolledige intake schuiven we de training door naar week 2.
Hoeveel kost dit probleem ons nu eigenlijk?
Rekenvoorbeelden gebaseerd op €50 per uur belaste personeelskosten en één workflow: stukken najagen en informatieverzoek-mails.
| Kantoor | Geraakt | Per week | Per maand |
|---|---|---|---|
| Klein (5–8 fte) | 1–2 medewerkers | 3–4 uur p.p. | ~€650–€1.730 |
| Middelgroot (10–15 fte) | 2–3 medewerkers | 4–6 uur p.p. | ~€1.730–€3.900 |
| Groter (20–30 fte) | 3–5 medewerkers | 5–8 uur p.p. | ~€3.250–€8.660 |
Jullie eigen cijfers rekenen we samen door in het workflow-fit gesprek.
Hoe gaan jullie om met onze klantdata in AI-tools?
Voor klantdata adviseren we geen persoonlijke accounts. We richten één passende zakelijke AI-omgeving van jullie eigen organisatie in, met beheer, rechten en duidelijke instellingen. Vooraf controleren we de actuele voorwaarden en datainstellingen van de gekozen provider. We minimaliseren data, anonimiseren waar mogelijk en houden volledige klantdossiers buiten de standaard Sprint.
Voldoet dit aan de AVG?
We noemen onze werkwijze AVG-bewust. Een garantie dat jullie organisatie volledig aan de AVG voldoet kunnen we niet geven; dat hangt ook af van jullie processen en juridische basis. Wij richten AI in met data-minimalisatie, dataregels, zakelijke accounts en menselijke controle. Jullie organisatie blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de klantdata.
Wat betekent de EU AI Act voor ons kantoor?
De EU AI Act vraagt onder meer dat organisaties zorgen voor AI-geletterdheid van medewerkers en transparant AI-gebruik. Jullie kantoor blijft daarvoor verantwoordelijk. Wij leveren gebruiks-, review- en dataregels, plus training en documentatie. Daarmee leggen jullie vast hoe het team AI gebruikt. Dit is geen juridisch advies of compliance-garantie.
Wat als het team de workflows niet gebruikt?
Adoptie is een echt risico. Daarom duurt de maandelijkse verbeterperiode minimaal 3 maanden. We meten gebruik, scherpen instructies aan en voegen ontbrekende context toe. Bij weerstand beginnen we kleiner en bouwen op vanuit één bewezen workflow.
Welke AI-assistent past bij ons kantoor?
Dat bepalen we tijdens de intake. We vergelijken Claude, ChatGPT en Gemini op basis van jullie softwarestack, behoeften en datakaders. De modellicentie regelen jullie zelf. Wij richten de gekozen omgeving in en leveren de bedrijfscontext, werkprocessen, gebruiksregels en training. Later overstappen kan zonder al die onderdelen opnieuw op te bouwen.
Is dit 3 maanden begeleiding?
Je krijgt minimaal 3 maanden maandelijkse begeleiding. Elke maand bespreken we het gebruik, verbeteren we workflows en werken we de bedrijfscontext bij.
Waarom is dit meer dan een AI-account openen?
Met alleen een account start ieder teamlid met een lege chat en een eigen werkwijze. Wij voegen jullie bedrijfscontext, werkprocessen, instructies, gebruiksregels en reviewproces toe. Daarna bekijken we maandelijks wat het team gebruikt en wat moet worden aangepast.
Garanderen jullie tijdsbesparing?
We geven geen harde garantie op urenbesparing. De leveringsgarantie geldt voor de afgesproken onderdelen: bedrijfscontext, 10 vaste werkprocessen met controle en eigenaar, 20+ herbruikbare instructies, AI-gebruiksregels, datakaders, controle-checklists, 90 minuten teamtraining, een 30-dagen adoptieplan en de maandelijkse verbeterperiode. Ontbreekt een onderdeel binnen scope, dan passen we de Sprint kosteloos aan.
Stop met stukken najagen en dezelfde mails opnieuw schrijven.
Plan een kort gesprek en ontdek waar bij jullie kantoor de meeste tijd weglekt. Jullie eigen cijfers rekenen we samen door, met een eerlijke go/no-go aan het eind.